La Sección de Correo recibe y envía correspondencia desde y hacia las Sedes Regionales, Recintos y Estaciones Experimentales por medio del Sistema Institucional de Correspondencia (SIC), a través del cual el usuario le puede dar el seguimiento y control necesario.

La correspondencia enviada y procedente de las Sedes Regionales, Recintos y Estaciones Experimentales debe cumplir los siguientes requisitos:

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• Debe ser previamente registrada en el (SIC).
• Debe venir con el sello respectivo de la Unidad que lo remite, y los nombres y direcciones del remitente y destinatario.
• La dirección del destinatario debe venir clara y precisa, indicando visiblemente el nombre, Sede, Oficina, Escuela ó Facultad.
• Embalada correctamente, si se envía dentro de un sobre o caja, el mismo no puede venir cerrado con grapas, ni cinta, solo con goma.
• Toda la correspondencia que se trasiega por medio de la Sección de Correo debe venir embalada dentro de la saca oficial de la Sección (saca azul) cerrada con su respectivo marchamo.

Sedes Regionales

Debido a la distancia de las Sedes Regionales, Recintos y Estaciones Experimentales, la Sección de Correo acordó con estas Oficinas que, una vez recibidas las sacas, inmediatamente el responsable debe de cotejar lo recibido con el acuse.  Luego deberá enviar la Boleta de Envío de Correspondencia, con el nombre, número de cédula y fecha por correo electrónico o por fax para que, de esta manera, los administradores postales del (SIC) actualicen en el Sistema Institucional de Correspondencia la información. También en el destino el responsable del proceso de recepción de correspondencia y paquetería deberá actualizar en el SIC el recibido conforme del despacho.  Asimismo, deberán enviar en el siguiente despacho, el acuse de recibo original.

Los despachos hacia las Sedes Regionales de Occidente, Atlántico, Recintos de Paraíso, Grecia, Guápiles, tienen un tiempo estimado en llegar a su destino de un día.  En tanto las Sedes Regionales del Pacífico, Guanacaste, Caribe, Sede del Sur, y las Estaciones Experimentales, tienen un tiempo estimado de entrega de dos días hábiles, ya que están se despachan por EMS de Correos de Costa Rica.

Recepción

Es retirada por un trasegador de la Sección de Correo a las 7:00 am, en la Sección de Transportes y se distribuye en el transcurso del día.  Algunas Sedes, Recintos, Estaciones Experimentales se reciben directamente en las ventanillas de la Sección de Correo.  De lunes a viernes de 7:00 a.m. a 3:30 p.m. los mensajeros de las Sedes deben centralizar la correspondencia dirigida hacia las diferentes unidades de la Institución en las ventanillas de atención de la Sección de Correo con los administradores postales, ingresando por la entrada principal del Edificio Saprissa.

Envío

Es entregada a la Sección de Transporte de lunes a viernes a las 4:00 p.m. por medio de un trasegador postal.  Se envía a las Sedes de Occidente, Atlántico y Paraíso, de lunes a viernes.  El resto de correspondencia de las Sedes, Recintos, Fincas Experimentales se envían tres veces por semana lunes, miércoles y viernes por Correos de Costa Rica o será retirada en nuestras oficinas por un encargado de estos lugares debidamente autorizado.